E-posta ‘da Görgü Kuralları

Sanal ortamdaki ilişkilerimize, yüz yüze kurduğumuz iletişimde olduğu gibi, gereken özeni göstermeli ve hassas davranmak gerekiyor, çünkü internet kullanımı ve sosyal paylaşım siteleri için de geçerli görgü kuralları vardır.

E-posta güvenilir bir iletişim aracı olmadığını, bu sebeple çok gizli ve çok özel iletilerin elektronik ortamda gönderilmesinin güvenliği tehdit ettiğini söyleyen Eğitim Danışmanı Yazar Suna Okur, kitabından alıntılar yaparak konuya ilişin bilgi verdi:
 
“Yanlış Kişilere Göndermeyin”

Bir e-postada, bilgi ve metin kısmı olmak üzere iki kısım olduğunu belirten Okur, “Başlık bilgilerini düzenlerken e-postanın kime gittiğine bir kez daha göz atmakta fayda vardır. Çünkü bazen isim benzerliklerinden dolayı mailiniz çok farklı kimselere gidebilmektedir” dedi.
 
“Her Maile Yöneticinizi Eklemeyin”

Başlık bölümünde bulunan bilgi kısmına her mailde yöneticinizi eklememeye özen gösterilmesi gerektiğini dile getiren Okur, “Yöneticilerin her mailde bilgiye yazılması, gereksiz bir yığın maille uğraşmalarına ve zaman kaybına sebep olmaktadır Yöneticiyi bilgiye koyarken ‘Bu maildeki bilgilerden yöneticim gerçekten haberdar olmalı mı?’ dedi.

“bcc Kullanımı Etik Olmalıdır”

Birisiyle yazışırken bir başka sahsı bcc’ye eklenirse, yazışılan kişi, Bcc’de olanı göremeyerek İletişimde şeffaflık ilkesi ihlal edileceğini ifade eden Okur, “Ancak Bcc kullanımı bazen toplu gönderilerde listedeki şahısların birbirilerinin adresini görmemeleri için kullanılabilir ki bu şekilde kullanımı çok zariftir. E-posta dağıtımlıysa astlara ve üstlere birlikte gidiyorsa öncelikli olarak üst makamların adresini, sonra da kıdem sırasına göre astları listelemek gerekmektedir. Bilgi kısmında üst makamın adresi, astlardan sonra yazılmamalıdır” dedi.
 
“Konu Kısmında Kısaltma Yapılmamalı”
 
Konu bölümüne hakkında, dair, ait ibareleri yazılmaz çünkü bunları yazmak muhatabımızın zekâsına hakaret olarak yorumlandığına dikkat çeken Eğitim Danışmanı Okur, konu içeriğini özetleyen birkaç kelimenin olması gerektiğini dile getirdi. Okur, “Konu kısmında kısaltma yapılmamalıdır. “Rapor” uygunsuz bir konu başlığıdır çünkü daha sonra arandığında bulmayı kolaylaştıracak anahtar kelimelerden yoksundur. Bunun yerine mesela “Güncellenmiş̧ 2014 Bütçe Raporu” gibi birkaç detayı barından bir konu başlığı, arandığında bulmayı kolaylaştıracağı için daha iyi bir başlıktır” ifadesini kullandı.
 
“Saygı Bildiren Kelimelerde Kısaltma Yapmak Saygısızlık”
 
E-posta metnini oluştururken mail’in hitapla başladığını kaydeden Okur şu bilgileri verdi:

“Metni oluştururken cümleler tam ve anlamlı olmalı, kelimelerde kısaltma yapılmamalıdır. Özellikle saygı bildiren kelimelerde kısaltma yapmak saygısızlık olarak değerlendirilir. Sayın yerine sn, saygılar yerine syg, teşekkürler yerine tşk diye kısaltılmaz, kelimeler tam yazılmalıdır. Baş sağlığı mesajı, tebrik, özür, nikâh veya nişan davetiyeleri elektronik ortamda gönderilmez. Bu tür gönderiler muhatabımızı dikkate almadığımız veya davete katılmasını istemediğimiz şeklinde yorumlanabilir.”
 
“Büyük Harfle Yazmak Bağırmak Anlamına Gelir”
 
Tamamı büyük harfle yazılan mailler bağırmak anlamına geldiğinin altını çizen Eğitim Danışmanı Okur, elektronik ortamda bir kelimeyi bile kısaltmalar hariç büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerektiği uyarısında bulundu. Okur şu bilgileri verdi:
 
“Türkçe karakterlerin yaygınlaşması için mail Türkçe karakterle yazılmalıdır. Gülen yüz, ağlayan yüz gibi “smiley”ler iş ortamında tanışıklığımız veya görüşmemiz olmayan kimselere kullanılırsa laubalilik olarak değerlendirilir. Smiley’ler ancak çok samimi olduğunuz kimselerle yapılan gayrı resmî yazışmalarda kullanılır. Her mailden sonra okundu teyidi istenmesi güvensizlik olarak algılanmaktadır. Mailin sonunda iletişim bilgilerinin bulunması gerekir. Muhatabınız bir başka iletişim yönetimini kullanmak istediğinde nezaketen işini kolaylaştırmak gerekir.”
 
Başkasının Yüzüne Söylenmeyecek Şeyleri Yazmayın
Kurum içi maillerde, emredici tonlardan uzak durmak gerekliği tavsiyesinde bulunan Okur, “Başkasının yüzüne söylenmeyecek şeyler elektronik ortamda yazılmamalıdır. E-postanın yazıldığı alan, nezaket ve görgü kurallarından azade değildir. Özellikle kaba söz ve imadan mail yazarken de kaçınmak gerekir” açıklamasında bulundu.
 
“Bu e-Postayı 10 Kişiye Gönder, Göndermezsen...”
Eğitim Danışmanı Okur, Son zamanlarda popülerleşen “Bu e-postayı 10 kişiye gönder, göndermezsen...” gibi mailleri başkalarına göndermek görgüsüzlüktük olarak değerlendirdi.